當企業跨出第一步，導入一兩個SaaS工具，解決了初步的痛點後，常見的下一個挑戰是：工具各做各的，資訊還是分散，協作還是卡卡的。這時候，就是轉型的第二階段：整合流程，強化協作。數位化不是單點解決問題，而是要讓整體運作變順，這才是真正的效率提升。 

工具整合，別讓系統變成資訊孤島 

許多企業導入多套系統，但彼此不連動，反而造成「數位孤島」問題。例如： 

• 行銷用 CRM 追蹤客戶，但業務還是靠 Excel 跟進。 

• 請假在一套系統，薪資計算還要手動搬資料。 

• 財務軟體做完報表，老闆還是要等人整理成簡報才能看懂。 

這些情況不只浪費時間，還容易出錯。這時企業應該開始思考，如何讓資料自動流通？怎麼讓不同部門看到同一份資訊？選擇可互相整合的工具，或是用 API、Zapier、Power Automate 等自動化工具把流程串起來，是這階段的關鍵。 

打通流程，建立「端到端」作業鏈 

整合不只是系統的事，更是流程與思維的調整。例如，從接單到出貨，通常會經過： 

客戶資料建立（CRM）→合約審核（電子簽核）→出貨通知（ERP/物流）→對帳與請款（會計系統） 

這些如果能串成一條線，不但節省人力，還能減少錯誤率、加快現金回流速度。 

企業不妨從最常見的跨部門流程下手，例如「請購 → 簽核 → 採購 → 入庫 → 請款」，先畫出流程圖，觀察哪些環節還在用人工或紙本處理，就有切入點。 

協作升級，從「資訊共享」走向「即時決策」 

整合流程的最終目標，不只是讓資料通，而是讓人可以更快、更準地做決策。 

傳統做法是：資料經層層彙整，等會議時才討論。但現在的競爭節奏，根本等不了那麼久。透過雲端協作工具（如Notion、ClickUp、Microsoft Teams 等），團隊可以： 

• 即時更新進度，主管隨時掌握狀況。 

• 在一個平台內討論、指派、追蹤任務，資訊不再分散。 

• 自動通知與提醒，避免人為遺漏。 

這樣的改變，看似細微，實際上能大幅提高團隊執行力與反應速度。 

建立「數位文化」，讓每個人參與，而不是被交辦 

很多轉型卡關，是因為員工抗拒改變。工具再好，如果使用率不高，也無法發揮效益。 

數位轉型第二階段的關鍵之一，是讓每個人都「理解為什麼這樣做」，並參與其中。具體做法包括： 

• 設立「數位推動小組」，由一線員工參與選擇與優化工具。 

• 明確說明新工具能替員工減少哪些痛點，而不是增加負擔。 

• 每週固定內部分享，交流使用心得、表揚改善成果。 

數位轉型不是由上而下壓下來的命令，而是要從下而上，讓大家都感受到好處，自然就會推動得快。 

從「工具導入」走向「組織升級」 

數位轉型的第一步是「解痛點」，第二步就是「讓流程跑順、讓人配合得更好」。 

這個階段的成功，會讓企業從改善一個部門的效率，進展到整體組織的升級。你會發現，原本需要三天完成的事，現在一天就能搞定；以前容易吵架的跨部門合作，現在大家在同一個系統裡各司其職、有跡可循。 

• 回頭檢視你目前用的 SaaS 工具，是否彼此整合？ 

• 是不是還有流程是靠人力補漏洞的？ 

• 是否有部門還在資訊孤島裡單打獨鬥？ 

下一步，就從這些問題開始破口。